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Auslastungsrechner für den Kalender

Sieh, wie voll dein Kalender ist, bevor du eine weitere Kundin dazunimmst. Trag die Stunden ein, die du arbeiten kannst, die durchschnittliche Länge eines Termins und wie viele Besuche schon gebucht sind.

Stunden, in denen du in diesem Zeitabschnitt Kundinnen annehmen kannst.

Typische Besuchslänge, inklusive Vorbereitung und Aufräumen.

Besuche, die für dieselben Stunden schon im Kalender stehen.

Was der Rechner macht

Er zeigt, wie voll ein Abschnitt deines Kalenders ist. Verfügbare Stunden und die durchschnittliche Länge eines Termins werden zur Kapazität: der Zahl der Besuche, die hineinpassen. Gebuchte Termine werden dann mit dieser Kapazität verglichen, damit du Auslastung, freie Slots und die Stunden siehst, die diese freien Slots noch ausmachen.

Warum ein voll wirkender Kalender trotzdem Lücken haben kann

Ein Tag voller Namen auf dem Papier kann offene Zeit zwischen langen Sets verstecken, oder er ist schon überbucht, wenn jeder Besuch länger dauert, als du geplant hast. Die Auslastung trennt „ich habe Kundinnen“ von „diese Stunden fassen diese Termine“. Nageldesignerinnen nutzen das, um zu entscheiden, ob sie eine neue Buchung annehmen, eine verschieben oder den Slot offen lassen.

So benutzt du ihn

  1. Trag die Stunden ein, in denen du in diesem Tag, dieser Woche oder diesem anderen Abschnitt wirklich Kundinnen annehmen kannst.
  2. Trag die durchschnittliche Termindauer in Minuten ein, inklusive Vorbereitung und Aufräumen.
  3. Trag ein, wie viele Termine in demselben Abschnitt schon gebucht sind.
  4. Rechne, um Kapazität, Auslastung, freie Slots und noch offene Stunden zu sehen.

So wird die Auslastung gerechnet

Kapazität = abgerundet (verfügbare Stunden × 60 ÷ durchschnittliche Minuten). Das ist die ganze Zahl der Termine, die hineinpassen. Übrige Minuten, die kürzer sind als ein Termin, sind kein Slot, und die Kapazität wird nicht aufgerundet. Auslastung = Termine ÷ Kapazität × 100. Die Auslastung kann über 100 % liegen, wenn der Kalender überbucht ist. Freie Slots = Kapazität − Termine, und nie unter null. Übrige Stunden = freie Slots × durchschnittliche Minuten ÷ 60. Auslastung und übrige Stunden werden auf zwei Nachkommastellen gerundet.

Ein Beispiel

Du hältst 40 Stunden frei, Termine dauern im Schnitt 75 Minuten, und 24 sind schon gebucht. Diese Stunden fassen 2.400 Minuten, und 2.400 ÷ 75 ist 32, also ist die Kapazität 32. Die Auslastung ist 24 ÷ 32 × 100 = 75 %. Freie Slots sind 32 − 24 = 8. Die übrigen Stunden sind 8 × 75 ÷ 60 = 10.

So liest du das Ergebnis

Unter 100 % sind die freien Slots Besuche, die du bei dieser durchschnittlichen Länge noch buchen kannst, und die noch offenen Stunden sind diese Slots zurück in Zeit. Bei 100 % sind diese Stunden für diesen Durchschnitt voll. Über 100 % hast du mehr Termine angenommen, als die Stunden fassen, also sind freie Slots und übrige Stunden beide null und der Prozentsatz zeigt, wie weit du drüber bist. Ein Abschnitt von 10 Stunden mit Terminen von 60 Minuten hat die Kapazität 10; 12 Buchungen sind 120 % Auslastung.

Tipps zum Lesen deines Kalenders

  • Zähl nur Stunden, in denen du bei einer Kundin sitzt. Mittag, Verwaltung und freie Tage sind keine Kapazität.
  • Nimm einen echten Durchschnitt. Eine Mischung aus Maniküren von 45 Minuten und Sets von zwei Stunden ändert, wie viele Slots derselbe Tag fasst.
  • Nimm eine Auslastung über 100 % als Anlass, eine Kundin zu verschieben, den Tag zu verlängern oder die Leistung zu kürzen.
  • Rechne neu, wenn du Zeit blockst. Weniger Stunden heißen eine kleinere Kapazität, auch wenn die Terminzahl gleich bleibt.

Fragen zur Kalenderauslastung

1. Was ist die Kalenderauslastung?

Die Auslastung ist der Anteil der Terminslots, die du schon gebucht hast. Sie ist gebuchte Termine geteilt durch die Zahl der Termine, die in deine verfügbaren Stunden passen, angezeigt als Prozent. Sie beschreibt den Kalender für die Stunden und die durchschnittliche Länge, die du eingetragen hast.

2. Wie wird die Kapazität gerechnet?

Die Kapazität ist, wie viele Termine in die Stunden passen, die du eingetragen hast. Der Rechner macht aus Stunden Minuten, teilt durch die durchschnittliche Termindauer und behält nur die ganze Zahl. Ein Rest, der kürzer ist als ein Termin, zählt nicht als Slot, und die Kapazität wird nicht aufgerundet.

3. Kann die Auslastung über 100 % liegen?

Ja. Das heißt, du hast mehr Termine gebucht, als diese Stunden bei der durchschnittlichen Länge fassen, die du eingetragen hast. Freie Slots und übrige Stunden fallen beide auf null. Der Prozentsatz bleibt über 100, damit du siehst, wie weit der Kalender drüber ist.

4. Welche Stunden zähle ich als verfügbar?

Zähl die Stunden, in denen du Kundinnen annehmen kannst, in dem Zeitraum, den du prüfst — ein Tag, eine Woche oder ein Monat. Lass Zeit weg, die du nicht buchst, etwa Mittag, den Weg oder freie Tage. Nimm denselben Zeitraum für die Terminzahl.

5. Warum ist die Kapazität null?

Die verfügbare Zeit ist kürzer als ein durchschnittlicher Termin, also passt nicht einmal ein Besuch. Füg Stunden hinzu oder senke die durchschnittliche Länge. Der Rechner nennt keine Auslastung, wenn die Kapazität null ist.

6. Sagt mir ein voller Kalender, was ich verlangen soll?

Eine hohe Auslastung heißt, dass die Stunden, die du angeboten hast, genutzt werden. Dieses Tool setzt keinen Preis, keinen Lohn und keinen Arbeitsplan. Es ist eine Schätzung zur Planung, die du neben deiner eigenen Preisfindung und Verfügbarkeit lesen kannst.

Das ist eine Schätzung zur Planung, keine Unternehmens- oder Rechtsberatung.

Weitere Tools

Behalte den Kalender, den diese Auslastung beschreibt

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