Qué hace esta calculadora
Muestra lo lleno que está un tramo de tu agenda. Las horas disponibles y la duración media de una cita se convierten en una capacidad: el número de visitas que caben. Las citas reservadas se comparan después con esa capacidad para que veas la ocupación, los huecos libres y las horas que esos huecos todavía representan.
Por qué una agenda que parece llena puede tener huecos
Un día de nombres en el papel puede esconder tiempo libre entre sets largos, o puede estar ya por encima de su capacidad si cada visita dura más de lo que habías previsto. La ocupación separa «tengo clientas» de «estas horas pueden sostener estas citas». Las manicuristas lo usan para decidir si aceptan una reserva nueva, mueven una o dejan el hueco abierto.
Cómo usarla
- Indica las horas en las que de verdad puedes atender clientas en este día, esta semana u otro tramo.
- Indica la duración media de la cita en minutos, con preparación y limpieza.
- Indica cuántas citas ya están reservadas en ese mismo tramo.
- Calcula para ver la capacidad, la ocupación, los huecos libres y las horas que siguen abiertas.
Cómo se calcula la ocupación
Capacidad = el número entero de (horas disponibles × 60 ÷ minutos medios). Es el número entero de citas que caben. Los minutos que sobran y no llegan a una cita no son un hueco, y la capacidad no se redondea hacia arriba. Ocupación = citas ÷ capacidad × 100. La ocupación puede pasar del 100% cuando la agenda está por encima de su capacidad. Huecos libres = capacidad − citas, y nunca por debajo de cero. Horas que quedan = huecos libres × minutos medios ÷ 60. La ocupación y las horas que quedan se redondean a dos decimales.
Ejemplo resuelto
Reservas 40 horas, las citas duran de media 75 minutos y 24 ya están reservadas. Esas horas son 2.400 minutos, y 2.400 ÷ 75 es 32, así que la capacidad es 32. La ocupación es 24 ÷ 32 × 100 = 75%. Los huecos libres son 32 − 24 = 8. Las horas que quedan son 8 × 75 ÷ 60 = 10.
Cómo leer el resultado
Por debajo del 100%, los huecos libres son visitas que todavía puedes reservar con esta duración media, y las horas que siguen abiertas son esos huecos vueltos a convertir en tiempo. Al 100%, esas horas están llenas para esta media. Por encima del 100%, aceptaste más citas de las que las horas pueden sostener, así que los huecos libres y las horas que quedan son cero y el porcentaje muestra cuánto te has pasado. Un tramo de 10 horas con citas de 60 minutos tiene capacidad 10; 12 reservas son un 120% de ocupación.
Ideas para leer tu agenda
- Cuenta solo las horas en las que vas a estar con una clienta. La comida, la gestión y los días libres no son capacidad.
- Usa una media real. Una mezcla de manicuras de 45 minutos y sets de dos horas cambia cuántos huecos caben en el mismo día.
- Trata una ocupación por encima del 100% como un aviso para mover a una clienta, alargar el día o acortar el servicio.
- Vuelve a calcular cuando bloquees tiempo. Menos horas significan menos capacidad aunque el número de citas siga igual.
