À quoi sert ce calculateur
Il montre à quel point une portion de votre agenda est pleine. Les heures disponibles et la durée moyenne d'un rendez-vous deviennent une capacité : le nombre de visites qui tiennent. Les rendez-vous déjà réservés sont ensuite comparés à cette capacité pour voir l'occupation, les créneaux libres et les heures que ces créneaux représentent encore.
Pourquoi un agenda qui a l'air chargé peut encore avoir des trous
Une journée de noms sur le papier peut cacher du temps libre entre de longues poses, ou être déjà au-delà si chaque visite dure plus longtemps que prévu. L'occupation sépare « j'ai des clientes » de « ces heures peuvent accueillir ces rendez-vous ». Les prothésistes ongulaires s'en servent pour décider de prendre une nouvelle réservation, d'en déplacer une, ou de laisser le créneau ouvert.
Comment l'utiliser
- Indiquez les heures où vous pouvez vraiment recevoir des clientes sur cette journée, cette semaine ou cette autre période.
- Indiquez la durée moyenne d'un rendez-vous en minutes, préparation et rangement compris.
- Indiquez combien de rendez-vous sont déjà réservés sur la même période.
- Calculez pour voir la capacité, l'occupation, les créneaux libres et les heures encore ouvertes.
Comment l'occupation est calculée
Capacité = partie entière de (heures disponibles × 60 ÷ minutes moyennes). C'est le nombre entier de rendez-vous qui tiennent. Les minutes qui restent et qui sont plus courtes qu'un rendez-vous ne font pas un créneau, et la capacité n'est pas arrondie au supérieur. Occupation = rendez-vous ÷ capacité × 100. L'occupation peut dépasser 100 % quand l'agenda est au-delà de ce qu'il peut tenir. Créneaux libres = capacité − rendez-vous, et jamais en dessous de zéro. Heures restantes = créneaux libres × minutes moyennes ÷ 60. L'occupation et les heures restantes sont arrondies à deux décimales.
Exemple chiffré
Vous réservez 40 heures, les rendez-vous durent en moyenne 75 minutes, et 24 sont déjà pris. Ces heures font 2 400 minutes, et 2 400 ÷ 75 = 32, donc la capacité est de 32. L'occupation est 24 ÷ 32 × 100 = 75 %. Les créneaux libres sont 32 − 24 = 8. Les heures restantes sont 8 × 75 ÷ 60 = 10.
Comment lire le résultat
Sous 100 %, les créneaux libres sont des visites que vous pouvez encore réserver à cette durée moyenne, et les heures encore ouvertes sont ces créneaux remis en temps. À 100 %, ces heures sont pleines pour cette moyenne. Au-dessus de 100 %, vous avez accepté plus de rendez-vous que les heures ne peuvent en tenir : les créneaux libres et les heures restantes sont tous les deux à zéro, et le pourcentage montre de combien vous dépassez. Un bloc de 10 heures de rendez-vous de 60 minutes a une capacité de 10 ; 12 réservations font 120 % d'occupation.
Conseils pour lire votre agenda
- Comptez seulement les heures où vous serez avec une cliente. Le déjeuner, l'administratif et les jours de repos ne sont pas de la capacité.
- Utilisez une moyenne réelle. Un mélange de manucures de 45 minutes et de poses de deux heures change le nombre de créneaux que tient la même journée.
- Traitez une occupation au-dessus de 100 % comme un signal pour déplacer une cliente, allonger la journée ou raccourcir la prestation.
- Recalculez quand vous bloquez du temps. Moins d'heures veut dire une capacité plus petite, même si le nombre de rendez-vous ne change pas.
